HRM, Workflow, Project Features.

1. Task Request.

• Người triển khai: Đàn, An, Nhật.
• Người request: chị Quyên, Tấm.

1. Đặt vấn đề:

   Tại chỗ team kế toán muốn xây dựng cái request lỗi như kiểu mình đki phép hay duyệt ngày công ấy, để các bộ phận nếu phát sinh lỗi thì sẽ request trên phần mềm, kế toán sẽ căn cứ vào đó ngoài việc xử lý phát sinh, cũng sẽ là tổng hợp để cuối tháng report và tính vào lương hiệu quả sau này.
   
   Những trường thông tin cần để nhận request cơ bản trước.
     1. Tên ngưởi request.
     2. Bộ phận/ VP Vệ Tinh.
     3. Số file
     4. loại request (mở file, sửa hoá đơn ...);
     5. lý do request (text) ...
     6. Tên dịch vụ/ khách hàng.

   Hiện tại, các yêu cầu như sửa hóa đơn, hoặc mở file được trao đổi qua email hoặc nhóm chat (Zalo, Teams), dẫn đến:

   Hạn chế: Quá tải thông tin trong nhóm chat, khó theo dõi lịch sử yêu cầu, khó tính KPI. Thiếu giao diện tổng quan để xem trạng thái, loại yêu cầu, hoặc quy trình phê duyệt. Không có thông báo tự động khi trạng thái yêu cầu thay đổi (ví dụ: từ "New" sang "Approved"). Khó tích hợp với các phân hệ khác như HRM, Kế toán.

2. Giải pháp:

   • Quản lý Quy trình (Workflow Management)
   • Nghiệp vụ liên quan:
     • Request mở file cập nhật thông tin.
     • Request chỉnh sửa hoá đơn, settle, ...
     • Request mua trang thiết bị.
     • Request tăng ca, nghỉ phép, ...
   • Chi tiết: định nghĩa các bước phê duyệt hoặc xử lý cho từng loại yêu cầu.

     - Tạo màn hình riêng cho Request Management.
     - Định nghĩa các loại request (mở file, sửa hoá đơn, ...).
     - Định nghĩa các trạng thái của request (new, completed, rejected, ...).
     - Định nghĩa các vai trò tham gia (requestor, assignee, approver, ...)
     • Gửi request -> Gửi mail người liên quan -> Completed/ Rejected.
     • Phân quyền/ Scope:
       • Requestor: User tạo request.
       • Approver: User được giao việc xử lý request.
       • Observer: User được phép xem request.
       • Data Scope: Màn hình Requests có thể nhóm theo từng bộ phận (tree) hoặc không (dạng bảng).
       • Cùng bộ phận có thể xem requests của nhau, người tham gia đều xem được request.

3. Tasks:

   • [Dan] - Design code, chuẩn bị code, QA.
   • [Nhat] - Function gửi mail: Khi tạo request -> Gửi mail cho người liên quan -> Approved/ Rejected qua mail -> hiển thị màn hình thông báo cho người dùng. -> Gửi kết quả Approved/Rejected qua mail cho người liên quan.
   • [An] - Implement code, Backend, Frontend.