Quản lý Partners

Tài liệu tóm tắt các thao tác chính để kiểm tra, tạo, yêu cầu và phê duyệt Partner (Customers / Agents / Coloaders) trong hệ thống CRM.

1. Truy cập màn hình Customers

Vào menu chính → Partners → chọn tab Customers.

2. Kiểm tra Partner đã tồn tại

Nhập Tax Code hoặc Name → nhấn Check.
Kết quả:
- Nếu không thấy: thông báo No partners found with the provided tax code.
- Nếu có: hiển thị thông tin partner hiện tại.

3. Tạo Request tạo Customer mới

Click + New Customer.
Điền các trường required (đánh dấu *) — đặc biệt: Tax Code, Company Name, Contact.
Click Request Partner để gửi yêu cầu và chờ phê duyệt.

Video demo: https://youtu.be/bzcGl9HGibY

🎥 Xem video demo chi tiết

Lưu ý gửi request

Sau khi phê duyệt, hệ thống sẽ cập nhật mã theo format: [CSxxxxx_TEMP].
Hệ thống gửi email thông báo tới PIC và người liên quan.

📧 Email thông báo

Email Request	Email Approved

📤 Request Sent Email thông báo gửi yêu cầu tạo partner	✅ Approved Email thông báo phê duyệt & cấp mã partner

Nếu request bị REJECT → đọc kỹ lý do trong email, sửa thông tin đúng điểm bị yêu cầu rồi gửi lại.

Video hướng dẫn chỉnh sửa và gửi lại: https://youtu.be/a3vi1AqtTCw

🎥 Xem video hướng dẫn chỉnh sửa

4. Trường hợp khách hàng đã có code (fetch existing)

Click New Customer → nhập Partner Code hoặc Tax Code vào ô tìm kiếm → chờ hệ thống load và thông báo thành công → ĐÓNG màn hình.

Mẹo

Dùng chức năng fetch khi muốn được add saleman vào customer có sẵn.

5. Tạo Request Customer (Refund)

Click + New Customer (Refund)

Mẹo: Auto-fill thông tin

Khi điền Partner Code ở Cách 2, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin như:

Company Name
Tax Code
Address
Contact Person
Phone/Email

Tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin chính xác từ database.

6. Quản lý danh sách Request Partner

Vào Partners → chọn tab Partner Requests.
Tại đây có thể: xem tất cả request đã tạo, chỉnh sửa thông tin và gửi lại khi cần thiết.

Các thao tác có thể thực hiện:

Xem chi tiết request đã gửi
Chỉnh sửa thông tin khi request bị reject
Gửi lại request sau khi sửa
Theo dõi trạng thái (Pending/Approved/Rejected)

Video hướng dẫn quản lý requests: https://youtu.be/a3vi1AqtTCw

🎥 Xem video quản lý requests

7. Approve Request Partner (dành cho approver)

Vào Partners → tab Approve Requests.

Các hành động chính:

Action	Mô tả	Email thông báo
✅ Approve	Chấp nhận tạo Partner mới Hệ thống tự động: tạo Partner code [CSxxxxx], gửi email thông báo, cập nhật trạng thái "Approved"	Email thông báo phê duyệt partner
❌ Reject	Từ chối yêu cầu tạo Partner Bắt buộc nhập lý do cụ thể Hệ thống gửi email kèm lý do, cập nhật "Rejected"	Email thông báo từ chối partner
💾 Save	Lưu các thay đổi thông tin (nếu có chỉnh sửa) Giữ nguyên trạng thái "Pending"	Không gửi email

Demo: Từ chối request với lý do cụ thể

Checklist cho approver

Kiểm tra Tax Code không trùng lặp trong hệ thống
Xác minh thông tin liên hệ và địa chỉ chính xác
Đảm bảo đầy đủ các trường bắt buộc
Nếu reject: nhập lý do chi tiết và rõ ràng để requester biết cách sửa

Video hướng dẫn approval process: https://youtu.be/GmXP60JzvQs

🎥 Xem video hướng dẫn approval

8. Tìm kiếm và lọc Customer

Hỗ trợ tìm theo: Partner Code, Tax Code, Company Name.
Có bộ lọc nâng cao để thu hẹp kết quả.

Nhanh

Dùng Partner Code khi muốn kết quả chính xác và nhanh nhất.

9. Agent & Coloader

Truy cập Agent: Partners → Agent List.
Truy cập Coloader: Partners → Coloader List. Thao tác tạo/quản lý tương tự Customer.

1. Truy cập màn hình Customers​

2. Kiểm tra Partner đã tồn tại​

3. Tạo Request tạo Customer mới​

📧 Email thông báo​

4. Trường hợp khách hàng đã có code (fetch existing)​

5. Tạo Request Customer (Refund)​

6. Quản lý danh sách Request Partner​

Các thao tác có thể thực hiện:​

7. Approve Request Partner (dành cho approver)​

Các hành động chính:​

8. Tìm kiếm và lọc Customer​

9. Agent & Coloader​